المكتبة

مصفوفة أيزنهاور: تحديد الأولويات أصبح بسيطًا

"لدي نوعان من المشاكل، العاجلة والمهمة. العاجلة ليست مهمة، والمهمة ليست عاجلة أبدًا." دوايت د. أيزنهاور

دوايت د. أيزنهاور، الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة، اشتهر بكونه واحدًا من أكثر الناس إنتاجية ممن عاشوا على الإطلاق. تطورت طريقته لإدارة الحمل الهائل للرئاسة إلى ما نسميه الآن مصفوفة أيزنهاور (أو مصفوفة العاجل-المهم).

المربعات الأربعة لتحديد الأولويات

تعمل المصفوفة من خلال تقييم المهام مقابل معيارين: الاستعجال و الأهمية. يخلق هذا أربع فئات متميزة تحدد الكيفية التي يجب أن تتصرف بها تجاه أي مهمة معينة.

كيفية إتقان الربع 2

السر للنجاح طويل المدى ليس إدارة Q1 بشكل أفضل، بل قضاء المزيد من الوقت في الربع 2. لأن مهام Q2 ليست عاجلة، فمن السهل تأجيلها. ومع ذلك، كلما قضيت وقتًا أطول في العمل غير العاجل والمهم (مثل التخطيط والوقاية)، قل عدد أزمات Q1 التي ستواجهها.

خطوات عملية لاستخدام المصفوفة

1. العصف الذهني: ضع قائمة بكل مهمة تدور في ذهنك.
2. التصنيف: قم بتعيين كل مهمة إلى أحد الأرباع الأربعة. كن صادقًا، هل هذا الاجتماع مهم حقًا، أم مجرد عاجل؟
3. التقليم: احذف كل شيء في Q4 فورًا.
4. التخزين المؤقت: فوض أو أتمتة أكبر قدر ممكن من Q3.
5. الحظر: جدولة كتل زمنية غير منقطعة لمهام Q2 الخاصة بك.

التنفيذ باستخدام أدوات TimerHaven

مصفوفة أيزنهاور هي إطار للتخطيط، لكنك لا تزال بحاجة إلى أدوات تنفيذ للمتابعة. إليك كيفية دمج المصفوفة مع TimerHaven:

• لمهام Q1: استخدم مؤقت المهام للعمل ضد موعد نهائي صارم وحل الأزمة بسرعة.
• للعمل العميق Q2: استخدم مؤقت Pomodoro لحماية تركيزك أثناء عملك الاستراتيجي الأكثر أهمية.
• لتخطيط Q2: استخدم أداة التقويم لحجز وقت في أسبوعك وضمان عدم مزاحمة المهام المهمة بالمهام العاجلة.

المزالق الشائعة

يقضي معظم الناس يومهم بالكامل في "الربع 3" متخفين في زي "الربع 1". يشعرون بالانشغال لأن الإشعارات تظهر ورسائل البريد الإلكتروني تأتي، ولكن في نهاية اليوم، لم تتقدم أهدافهم الأكثر أهمية إلى الأمام.

لإصلاح ذلك، يجب أن تتعلم قول "لا" للطلبات العاجلة للآخرين، وقول "نعم" لأولوياتك طويلة المدى الخاصة بك.