Gründer, TimerHaven
"Ihr Gehirn ist dazu da, Ideen zu haben, nicht um sie festzuhalten." - David Allen
Die Methode Getting Things Done (GTD), entwickelt von David Allen, ist vielleicht das weltweit bekannteste persönliche Produktivitätssystem. Ihr Ziel ist einfach, aber tiefgründig: all Ihre Aufgaben, Verpflichtungen und Ideen aus Ihrem Kopf in ein vertrauenswürdiges externes System zu verlagern, um Ihr Gehirn freizumachen, damit es tatsächlich die Arbeit erledigen kann.
Die 5 Säulen des GTD-Workflows
Bei GTD geht es nicht um eine bestimmte App oder ein Werkzeug; es ist ein 5-Schritte-Prozess zur Verwaltung Ihrer mentalen Belastung.
1. Erfassen (Sammeln)
Sammeln Sie alles, was Ihre Aufmerksamkeit erregt, in einem "vertrauenswürdigen Eingangskorb". Dazu gehören E-Mails, flüchtige Ideen, Erledigungen und Projektmeilensteine. Wenn es Ihnen im Kopf herumgeht, schreiben Sie es auf.
2. Klären (Verarbeiten)
Verarbeiten Sie das Erfasste. Fragen Sie: "Ist es machbar?" Wenn nein, werfen Sie es weg, legen Sie es zur Referenz ab oder setzen Sie es auf eine "Vielleicht/Irgendwann"-Liste. Wenn ja, entscheiden Sie über die allererste physische Handlung, die erforderlich ist, um es voranzutreiben.
3. Organisieren
Legen Sie die Handlungen dort ab, wo sie hingehören. Zu den allgemeinen Kategorien gehören: Nächste Schritte (nach Kontext), Projekte (alles, was mehr als einen Schritt erfordert), und Warten auf (Dinge, die Sie von anderen benötigen).
4. Reflektieren (Durchsehen)
Dies ist der Motor des Systems. Führen Sie einen Wochenrückblick durch, um Ihre Listen zu bereinigen, Ihre Projekte zu aktualisieren und sicherzustellen, dass Sie an den richtigen Dingen arbeiten.
5. Engagieren (Erledigen)
Verwenden Sie Ihr vertrauenswürdiges System, um die beste Aufgabe auszuwählen, an der Sie gerade arbeiten möchten, basierend auf Ihrem Kontext, der verfügbaren Zeit, dem Energieniveau und der Priorität.
Die 2-Minuten-Regel
Wenn eine machbare Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, erledigen Sie sie sofort. Die Aufgabe später in Ihrem System zu verarbeiten, erfordert mehr Aufwand, als sie einfach jetzt zu erledigen.
GTD mit TimerHaven umsetzen
Viele Menschen scheitern an GTD, weil sie zu viel Zeit mit dem "Organisieren" in komplexen Apps verbringen. Sie können ein leistungsstarkes GTD-System mit unseren einfachen Tools implementieren:
1. Überall erfassen mit dem Notizen-Tool
Unser Notizen-Tool ist für die Erfassungsphase konzipiert. Es öffnet sich sofort und lässt Sie Ideen ohne Ablenkungen notieren. Am Ende des Tages "Klären" Sie diese Notizen und verschieben Sie sie in Ihre Hauptlisten.
2. Begrenzen Sie Ihren Wochenrückblick zeitlich
Ein Wochenrückblick kann leicht in Stunden unproduktiven Herumspielens ausarten. Verwenden Sie den Aufgaben-Timer, um ein Limit von 45 Minuten festzulegen. Dies zwingt Sie dazu, entscheidungsfreudig zu sein und sich auf die übergeordnete Strategie zu konzentrieren, anstatt sich in Details zu verlieren.
3. Schützen Sie Ihre "Nächsten Schritte"
Wenn es Zeit ist zu "Engagieren", wählen Sie einen einzigen Nächsten Schritt und verpflichten Sie sich dazu mit dem Pomodoro-Timer. GTD bringt die richtige Aufgabe vor Sie; Pomodoro stellt sicher, dass Sie sie tatsächlich erledigen.
Hören Sie auf, sich zu stressen. Fangen Sie an zu machen.
GTD beseitigt die mentale Reibung, nicht zu wissen, was zu tun ist. Unsere Tools helfen Ihnen, den Plan auszuführen.
Produktivitäts-Suite ansehenDie Bedeutung von Kontexten
Bei GTD schauen Sie nicht auf eine große To-Do-Liste. Sie schauen auf Listen basierend auf dem Kontext, wo Sie sind oder welche Ausrüstung Sie haben. Gängige Kontexte sind:
- Computer: Benötigt einen Laptop und konzentrierte Internetzeit.
- Telefon: Schnelle Anrufe oder SMS, die Sie während des Wartens erledigen können.
- Büro: Erfordert physische Anwesenheit an Ihrem Schreibtisch.
- Erledigungen: Dinge, die zu tun sind, wenn Sie unterwegs sind.
Indem Sie Ihre Aufgaben nach Kontext filtern, stellen Sie sicher, dass Sie nur das sehen, was Sie tatsächlich tun können, wodurch die Entscheidungsermüdung reduziert wird.