Ιδρυτής, TimerHaven
"Το μυαλό σας είναι για να έχει ιδέες, όχι για να τις κρατάει." - David Allen
Η μεθοδολογία Getting Things Done (GTD), που δημιουργήθηκε από τον David Allen, είναι ίσως το πιο παγκοσμίως αναγνωρισμένο σύστημα προσωπικής παραγωγικότητας. Ο στόχος της είναι απλός αλλά βαθύς: να μετακινήσετε όλα τα καθήκοντα, τις δεσμεύσεις και τις ιδέες σας από το κεφάλι σας σε ένα αξιόπιστο εξωτερικό σύστημα, ελευθερώνοντας τον εγκέφαλό σας για να κάνει πραγματικά τη δουλειά.
Οι 5 Πυλώνες της Ροής Εργασίας GTD
Το GTD δεν αφορά μια συγκεκριμένη εφαρμογή ή εργαλείο; είναι μια διαδικασία 5 βημάτων για τη διαχείριση του ψυχικού σας φορτίου.
1. Καταγραφή (Capture)
Συλλέξτε ό,τι τραβάει την προσοχή σας σε ένα "αξιόπιστο καλάθι". Αυτό περιλαμβάνει email, φυγόκεντρες ιδέες, θελήματα και ορόσημα έργων. Αν είναι στο μυαλό σας, γράψτε το.
2. Αποσαφήνιση (Clarify)
Επεξεργαστείτε αυτό που έχετε καταγράψει. Ρωτήστε: "Είναι εφικτό;" Αν όχι, πετάξτε το, αρχειοθετήστε το για αναφορά ή βάλτε το σε μια λίστα "Κάποια μέρα/Ίσως". Αν ναι, αποφασίστε την αμέσως επόμενη φυσική ενέργεια που απαιτείται για να το προχωρήσετε.
3. Οργάνωση
Βάλτε τις ενέργειες εκεί που ανήκουν. Οι γενικές κατηγορίες περιλαμβάνουν: Επόμενες Ενέργειες (ανά πλαίσιο), Έργα (οτιδήποτε απαιτεί περισσότερα από ένα βήματα), και Σε Αναμονή (πράγματα που χρειάζεστε από άλλους).
4. Αναστοχασμός (Reflect)
Αυτός είναι ο κινητήρας του συστήματος. Εκτελέστε μια Εβδομαδιαία Ανασκόπηση για να καθαρίσετε τις λίστες σας, να ενημερώσετε τα έργα σας και να βεβαιωθείτε ότι εργάζεστε στα σωστά πράγματα.
5. Ενασχόληση (Engage)
Χρησιμοποιήστε το αξιόπιστο σύστημά σας για να επιλέξετε την καλύτερη εργασία για να εργαστείτε τώρα με βάση το πλαίσιο, τον χρόνο διαθέσιμο, το επίπεδο ενέργειας και την προτεραιότητα.
Ο Κανόνας των 2 Λεπτών
Αν μια εργασία που μπορεί να εκτελεστεί απαιτεί λιγότερο από δύο λεπτά, κάντε την αμέσως. Η επεξεργασία της εργασίας στο σύστημά σας αργότερα απαιτεί περισσότερη προσπάθεια από το να την τελειώσετε τώρα.
Εφαρμογή του GTD με το TimerHaven
Πολλοί άνθρωποι αποτυγχάνουν στο GTD επειδή ξοδεύουν πολύ χρόνο "οργανώνοντας" σε πολύπλοκες εφαρμογές. Μπορείτε να εφαρμόσετε ένα σύστημα GTD υψηλής απόδοσης χρησιμοποιώντας τα απλά εργαλεία μας:
1. Καταγράψτε παντού με το εργαλείο Σημειώσεων
Το εργαλείο Σημειώσεων μας έχει σχεδιαστεί για τη φάση Καταγραφής. Ανοίγει αμέσως και σας επιτρέπει να ρίχνετε ιδέες χωρίς περισπασμούς. Στο τέλος της ημέρας, "Αποσαφηνίστε" αυτές τις σημειώσεις και μετακινήστε τις στις κύριες λίστες σας.
2. Χρονικό Όριο στην Εβδομαδιαία Ανασκόπηση
Μια Εβδομαδιαία Ανασκόπηση μπορεί εύκολα να περιπλανηθεί σε ώρες μη παραγωγικής ασχολίας. Χρησιμοποιήστε το Χρονόμετρο Εργασιών για να ορίσετε ένα όριο 45 λεπτών. Αυτό σας αναγκάζει να είστε αποφασιστικοί και να επικεντρωθείτε στη στρατηγική υψηλού επιπέδου αντί να χαθείτε στις λεπτομέρειες.
3. Προστατέψτε τις "Επόμενες Ενέργειες" σας
Όταν έρθει η ώρα για "Ενασχόληση", επιλέξτε μια ενιαία Επόμενη Ενέργεια και δεσμευτείτε σε αυτήν χρησιμοποιώντας το Χρονόμετρο Pomodoro. Το GTD βάζει τη σωστή εργασία μπροστά σας; Το Pomodoro εξασφαλίζει ότι θα την τελειώσετε πραγματικά.
Σταματήστε να Αγχώνεστε. Ξεκινήστε να Κάνετε.
Το GTD αφαιρεί την ψυχική τριβή του να μην ξέρεις τι να κάνεις. Τα εργαλεία μας σας βοηθούν να εκτελέσετε το σχέδιο.
Προβολή Σουίτας ΠαραγωγικότηταςΗ Σημασία των Πλαισίων
Στο GTD, δεν κοιτάτε μια μεγάλη λίστα υποχρεώσεων. Κοιτάτε λίστες με βάση το Πλαίσιο, πού είστε ή τι εξοπλισμό έχετε. Τα κοινά πλαίσια περιλαμβάνουν:
- Υπολογιστής: Χρειάζεται φορητό υπολογιστή και συγκεντρωμένο χρόνο στο διαδίκτυο.
- Τηλέφωνο: Γρήγορες κλήσεις ή μηνύματα που μπορείτε να κάνετε ενώ περιμένετε.
- Γραφείο: Απαιτεί φυσική παρουσία στο γραφείο σας.
- Θελήματα: Πράγματα που πρέπει να κάνετε όταν είστε έξω οδηγώντας.
Φιλτράροντας τις εργασίες σας ανά πλαίσιο, διασφαλίζετε ότι κοιτάτε μόνο αυτό που μπορείτε πραγματικά να κάνετε τώρα, μειώνοντας την κόπωση λήψης αποφάσεων.